La traçabilité : un enjeu clé dans la sécurité des aliments
La traçabilité alimentaire est un des leviers importants que les professionnels de la restauration utilisent pour assurer la sécurité des aliments.
Il est rappelé dans le règlement (CE) n°178/2002, texte clé de la législation alimentaire, dit Paquet Hygiène : la Food Law que :
“ L'expérience a montré que le fonctionnement du marché intérieur peut être compromis lorsqu'il est impossible de retracer le cheminement de denrées alimentaires [...]. Par conséquent, il est nécessaire de mettre sur pied, dans les entreprises du secteur alimentaire [...], un système complet de traçabilité des denrées alimentaires [...] permettant de procéder à des retraits ciblés et précis ou d'informer les consommateurs ou les inspecteurs officiels et, partant, d'éviter l'éventualité d'inutiles perturbations plus importantes.”
La traçabilité joue donc un rôle crucial dans la maîtrise du risque alimentaire sur l’ensemble de la chaîne, mais aussi sur chacun de ses maillons.
Elle représente pour autant un enjeu opérationnel pour les équipes de restauration.
En effet, elle demande à la fois du temps et de la rigueur pour permettre de répertorier systématiquement les bons éléments de traçabilité et en temps voulu de retrouver ces informations de manière rapide et efficace.
Au travers de notre expérience avec les grands acteurs de la restauration, nous avons identifié plusieurs manières de répondre à ces exigences de traçabilité. Dans cet article, nous vous les présentons avec leurs avantages et inconvénients.
Différentes manières de tracer ces aliments
Quels sont les avantages et inconvénients de chaque méthode de traçabilité ?
Nous vous proposons d’explorer les quelques grands types de traçabilité les plus couramment utilisés dans le secteur de la restauration.
Certains mettent l’accent sur la faible charge de travail nécessaire à la saisie de ces informations au quotidien pour les équipes terrain, tandis que d’autres favorisent la rapidité lors de la recherche de traçabilité, ainsi que la finesse et la quantité des détails des informations remontées.
Les anciennes méthodes : Faible maîtrise du risque
Ces méthodes ne s’appuyant sur aucune technologie ou outil numérique, elles ne permettent pas d’être suivi autrement que sur site par le management direct. Elles demandent beaucoup de temps pour l’archivage et la recherche de traçabilité. Elles rendent ainsi difficile la réactivité en cas de problème, et ne limitent que faiblement le risque.
Lorsque cette méthode est utilisée dans un réseau complet de restauration, l’impossibilité de s’assurer que la traçabilité est bien réalisée au quotidien sur chaque site, fait porter à l’ensemble de la marque un risque certain.
1. La méthode Papier
Cette méthode repose sur la découpe physique des étiquettes et leur stockage physique dans des boîtes d’archive pendant de longues durées. Elle est parfois adjointe à une saisie manuelle des informations des étiquettes dans un registre dédié.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 1/5
Le processus manuel de découper est relativement simple, mais, bien que ludique, il prend énormément de temps aux équipes.
L’archivage de ces étiquettes non numérisées est encombrant, prend du temps pour un bon classement, et peut représenter un souci sanitaire lorsque les étiquettes ont été en contact direct avec le produit. De plus, en cas de souci sur le lieu d’archivage, le risque de perte de ces informations dans le temps est fort.
Efficacité dans la recherche traçabilité : 1/5
Avec toutes les informations stockées manuellement, la recherche d'une étiquette spécifique peut devenir un cauchemar, surtout si l'archive est vaste et mal organisée. Cette méthode oblige à se rendre sur site, et nécessite un temps assez conséquent pour retrouver l’information nécessaire dans un moment où le stress est déjà présent.
2. La méthode “digital fait-maison”
Cette méthode consiste à numériser les photos de traçabilité, mais sans une solution digitale. Généralement, les équipes sur site prennent en photo les étiquettes de traçabilité avec un appareil photo numérique, et gèrent leur archivage avec un système de traçabilité avec des arborescences de dossiers sur un ordinateur.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 2/5
La numérisation des photos est la partie rapide du processus. Elle permet aux équipes de ne passer que peu de temps tout en n’ayant plus à manipuler les étiquettes.
En revanche, l’archivage est plus fastidieux. Il faut connecter l’appareil photo à un ordinateur en extrayant les photos et les classer “à la main” dans les bons dossiers. Même si cette phase peut se faire une fois par semaine, le fait de laisser les photos sur un appareil photo pendant une longue durée présente un risque important de perte de données.
Efficacité dans la recherche traçabilité : 1/5
La rapidité pour retrouver les informations de traçabilité avec cette méthode va dépendre du système d’organisation des dossiers qui est mis en place. Dans tous les cas, aucune information autre que la photo elle-même n’est disponible et la recherche prendra du temps. Généralement, les classements se font par date de préparation (un dossier par jour). On remarque alors que quand cette information est manquante ou parcellaire, la recherche devient complexe, voire impossible.
L’archivage des données sur un seul ordinateur “en local” représente un risque important de perte de données. La mise en place d’un backup régulier sur un disque externe amené physiquement sur un autre site permet de diminuer ce risque mais apporte de la lourdeur au processus et prend beaucoup de temps.
Les méthodes digitales : Forte maîtrise du risque
Ces méthodes de traçabilité faisant appel à une solution digitale vous permettent de mieux maîtriser votre risque.
Ces solutions équipent généralement les équipes terrain avec une tablette digitale regroupant l’ensemble du plan d’autocontrôles HACCP.
Pour la traçabilité, l’appareil photo intégré à la tablette permet de réaliser directement dans l’application la numérisation des étiquettes (en prenant une photo ou/et en scannant un code barre EAN128) ainsi que la saisie des informations de contexte nécessaires : dates, recettes, matières premières, produit fini, etc.
De plus, du fait que la saisie même est digitalisée, des systèmes de rappels, ainsi que de suivi des réalisations peuvent être mis en place. Ce qui permettra de mieux s’assurer que les traçabilités sont bien saisies chaque jour, et ainsi limiter fortement le risque de non-réalisation.
Le classement et l’archivage des informations étant automatisés et synchronisés sur des serveurs distants, les données ne peuvent plus être perdues. L’information sera toujours disponible, même à distance. Il n’est donc plus nécessaire de se soucier de l’archivage au quotidien. Cela représente un gain de temps conséquent.
Le digital offre une autre opportunité intéressante : la flexibilité dans le choix de la méthodologie à employer. En effet, du fait des paramétrages possibles de ces solutions, chaque responsable qualité peut choisir ce qui doit être saisi sur site pour une bonne traçabilité répondant aux exigences de sa marque.
Mais surtout, les solutions digitales les plus avancées sont agiles. Il est alors possible d’adapter dans le temps une nouvelle méthodologie si les exigences de marque changent, ou si une méthodologie ne présente pas un niveau satisfaisant d’adoptabilité auprès des équipes terrain.
C’est ce qui est arrivé chez l’un de nos clients, qui a déployé notre solution Eezytrace sur son réseau de plusieurs centaines de sites.
Pour renforcer la traçabilité, leur première méthode a été de demander au terrain la saisie du maximum d’éléments possible chaque jour.
Mais une étude de l’adoptabilité de la solution sur ses sites a montré que la charge de travail lié à la saisie pour ses équipes était insurmontable.
La méthode a tout de suite été revue et mise à jour à distance sur les tablettes pour alléger la charge de saisie sur la traçabilité. Le nombre d’informations nécessaires a été limité à l’essentiel. Le client a ainsi gardé un niveau de maîtrise du risque respectant ses standards tout en permettant à ses équipes de dédier plus de temps sur les autres aspects de leur métier : accueil client, nettoyage, entretien, etc.
1. La méthode digitale “Par Date”
Cette méthode consiste à utiliser une solution digitale pour collecter les photos de traçabilité en les attachant aux données de la date de la saisie et une autre qui peut être : la date de déconditionnement du produit ou de fabrication ou de consommation.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 5/5
La saisie des informations de traçabilité (photos + date) se fait aussi rapidement qu’avec un appareil photo mais elle permet, en plus, l’archivage automatique des ces informations en base de données. Les informations saisies en plus des photos étant limitées à la date de déconditionnement, fabrication ou consommation, le processus complet ne représente que peu d’effort au quotidien.
Efficacité dans la recherche traçabilité: 3/5
La recherche de traçabilité se fera dans la solution digitale, et permettra de filtrer rapidement les photos de traçabilité en fonction des dates saisies au préalable. La recherche pourra donc être efficace lorsque cette information est connue. Par contre, si vous souhaitez rechercher une traçabilité à partir d’un produit fini ou d’une matière, par exemple, cela sera plus long et fastidieux.
2. La méthode digitale “Par Produit Fini”
Cette méthode consiste à utiliser une solution digitale pour collecter les photos de traçabilité en les attachant au produit fini et à ses informations associées : DLC du produit fini et parfois la date de fabrication ou de consommation.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 4/5
L’utilisateur va d’abord choisir un produit fini puis prendre toutes les photos d’étiquettes des matières premières qui sont entrées dans la réalisation du produit.
Cette méthode a l’avantage de ne surcharger que peu la saisie, pour apporter une bien meilleure efficacité de recherche de traçabilité.
Efficacité dans la recherche traçabilité : 4/5
Les possibilités de recherche de traçabilité sont ici étendues au produit fini et DLC de ses produits en plus des dates de saisie. Il sera donc toujours facile de retrouver une traçabilité.
3. La méthode digitale “Par Matière Première”
Cette méthode consiste à utiliser une solution digitale pour collecter les photos de traçabilité en les attachant à la matière première et à ses informations associées : date de déconditionnement du produit ou de fabrication ou de consommation, DLC fournisseur, DLC secondaire.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 3/5
L’utilisateur va d’abord choisir ou saisir une matière première avant d’y attacher les éléments de traçabilité : dates, DLC fournisseurs et secondaires, et les photos de traçabilité. Cette méthode est plus contraignante que les 2 méthodes digitales précédentes car il y a plus saisie, mais le niveau de détails fournis, va permettre une recherche de traçabilité extrêmement rapide.
Efficacité dans la recherche traçabilité : 4/5
La recherche de traçabilité devient très efficace, puisque l’utilisateur peut rechercher des informations de traçabilité sous plusieurs angles : matières premières, date de saisie, DLC.
4. La méthode digitale “Par Ingrédient”
Cette méthode consiste à utiliser une solution digitale pour collecter les photos de traçabilité en les attachant aux ingrédients d’une recette et à ses informations associées : date de déconditionnement du produit ou de fabrication ou de consommation, DLC fournisseur, DLC secondaire voire numéro de lots.
Elle peut être utilisée de manière complémentaire au module Recette qui permet de paramétrer en amont toutes les recettes pour faciliter la réalisation directement dans l’application.
Cette méthode propose, pour le même effort que la méthode précédente, de saisir les informations de traçabilité finement. Des fonctionnalités de ressaisie automatique de produits entamés (en option avec QR-Code) peuvent grandement réduire le temps de saisie.
Facilité du recueil des éléments de traçabilité : 2/5
De la même manière que la méthode 3, le temps de saisie est plus long, mais apporte énormément de détails. La gestion des produits entamés par QR Code, permet de gagner du temps en évitant la ressaisie des éléments concernant ces produits.
Efficacité dans la recherche traçabilité : 5/5
La recherche de traçabilité est très efficace, tous les éléments saisis sont requêtables dans la recherche, cela permet de retrouver facilement et rapidement les informations de traçabilité, notamment par numéro de lots.
Choisir la Traçabilité Adaptée à sa Structure (et à sa Vision de la Conformité)
Il n’y a pas de traçabilité idéale. Même si la réglementation est la même pour tous, la méthode est celle qui conviendra le mieux à vos exigences de marque, au temps que vos équipes peuvent réellement y allouer, et aux efforts que vous souhaitez mettre en cas de recherche de traçabilité.
Il n'existe donc pas de solution universelle toute faite qui convient à tout le monde (elle serait alors inadaptée), et c’est à vous d’évaluer vos besoins et capacités uniques pour sélectionner le système le plus approprié.
La clé est de trouver un équilibre entre les coûts, les avantages, la conformité et la facilité d'utilisation, tout en gardant à l'esprit l'importance de la flexibilité et de l'adaptabilité.
Les solutions digitales, telles que Eezytrace, permettent de s’adapter à vos exigences, même si elles évoluent dans le temps et quelque soit la taille de votre réseau. En effet, les modifications de paramètrages, telles que le type de traçabilité, peuvent être déployées en quelques clics et à distance sur les tablettes des utilisateurs, où qu’ils soient.
La traçabilité joue un rôle essentiel dans la maîtrise de la qualité alimentaire dans votre entreprise et s'étend bien au-delà sur toute la filière.
Le choix judicieux d'un système de traçabilité fera la différence entre
UN CONTRÔLE EFFICACE DES RISQUES
VS
UNE GESTION LABORIEUSE ET INEFFICACE
La digitalisation de la traçabilité est une des briques qui permet d’améliorer la sécurité alimentaire. Elle offre des avantages substantiels en termes d'efficacité, de réactivité et de maîtrise des risques, transformant la façon dont les entreprises du secteur abordent ces problématiques.
D’autres challenges restent à relever dans ce domaine, comme la problématique de la qualité des informations de traçabilité présentes sur les photos.
Pour qu’une photo de traçabilité soit conforme et puisse servir le jour venu, elle doit contenir les informations nécessaires : nom du produit, nom du fournisseur, DLC, numéro de lot, estampille pour les produits d’origine animale, etc. et en tout premier lieu être bien une photo d’étiquette et non d’autre chose.
Pour limiter le risque de photos non-conformes, aujourd’hui certains Responsables Qualité passent une partie de leur temps à vérifier au hasard certaines photos prises par les équipes terrain de leurs sites. Sans pouvoir le faire exhaustivement cela leur permet de vérifier les bonnes pratiques de prise de traçabilité sur site.
C’est sous l’angle de l'innovation que nous adressons ce sujet chez Eezytrace. Nous travaillons en effet sur un algorithme automatique de reconnaissance d’étiquette par une IA. Ce projet aboutira à des fonctionnalités qui permettront d’analyser massivement les photos des étiquettes ou d’une aide au moment de la prise de photo de l’étiquette pour s’assurer qu’elles sont conformes systématiquement et ainsi limiter totalement le risque de photos inexploitables et donc de traçabilité non réalisés. Cela permettra également aux Responsables Qualité de ne plus avoir à regarder massivement des photos de traçabilité pour être rassurés.
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Publié le :
November 3, 2023
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