MGEN sécurise sa traçabilité sanitaire et atteint le zéro papier en centralisant ses données HACCP

Secteur santé, médico-social 

56 établissements

30 secondes Temps nécessaire pour un contrôle à réception 

0 % Volume d'archivage physique (Zéro papier) 

100 % Taux d'adoption par les équipes en 3 mois

L’essentiel en bref : MGEN

Le défi 

La MGEN s’appuyait sur un système entièrement papier pour piloter son Plan de Maîtrise Sanitaire. Ce fonctionnement, lourd et chronophage, générait de nombreuses erreurs humaines, des pertes d’informations critiques (étiquettes illisibles, documents égarés) ainsi qu’une charge administrative croissante pour les équipes terrain.

Cette organisation complexifiait la traçabilité des produits, fragilisait la fiabilité des données et rendait impossible toute supervision à distance par le management. Face à ces limites structurelles, la MGEN devait faire évoluer son système de gestion du Plan de Maîtrise Sanitaire.

La solution 

Le déploiement de l'application Eezytrace sur des tablettes tactiles, couplées à des imprimantes connectées pour éditer les dates limites de consommation (DLC). La traditionnelle découpe d'étiquettes a été remplacée par une simple prise de photo intégrée à l'application.

Les bénéfices 

L’adoption d’Eezytrace a supprimé les lourdeurs liées au papier : les enregistrements se font en quelques clics, sans ressaisie ni archivage physique, ce qui réduit drastiquement le temps consacré aux tâches administratives.

Les risques d’erreurs et de pertes de données ont été éliminés grâce à la centralisation et à la sécurisation automatique des informations sanitaires. Les étiquettes sont lisibles, les enregistrements complets, et la traçabilité des produits devient instantanée.

Le management dispose désormais d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble des sites, permettant un pilotage à distance efficace. Les équipes ont gagné en sérénité face aux exigences réglementaires, avec un système fiable, structuré et toujours à jour.

Résultats clés 

Le temps de contrôle réduit à trente secondes par produit. L’adoption totale de l'outil par une équipe hétérogène en l'espace de trois mois. La suppression définitive des coûts liés à l’archivage physique ainsi qu’à l’achat de papier et d’encre nécessaires à l’impression des feuilles d’autocontrôle, des plans de nettoyage et autres documents.

Une modernisation indispensable pour la sécurité des patients

La MGEN est un acteur majeur gérant un réseau de cinquante-six établissements sanitaires et médico-sociaux, accueillant des populations fragiles. Au sein de son site pilote, la brigade dirigée par la Chef de cuisine Christine Amiran prépare environ 180 repas par jour en produits frais, 7j/7 sept jours sur sept. En 2022, face aux enjeux vitaux — sécurité sanitaire des patients fragiles, prévention des toxi-infections alimentaires, respect strict des normes HACCP et traçabilité irréprochable des produits — de la restauration en milieu de soin, la MGEN a choisi de moderniser ses outils de contrôle en implémentant l'application Eezytrace pour gagner en fiabilité et en confort d'exécution.

Remplacer un système papier obsolète pour sécuriser la production

Dans un environnement où l'alimentation fait partie intégrante du parcours de soin, la sécurité sanitaire ne tolère aucune approximation. Jusqu'à récemment, la gestion des autocontrôles de la MGEN reposait uniquement sur des classeurs papier. Ce système montrait d'importantes limites opérationnelles, générant un archivage physique particulièrement encombrant dans les bureaux. La saisie manuelle des températures ou des dates de péremption s'avérait lourde pour des équipes travaillant en flux tendu.

Les cuisiniers rencontraient par ailleurs de vraies difficultés pour assurer une traçabilité parfaite sur certains produits. Découper et conserver des étiquettes de boîtes de conserve ou de bouteilles de lait s'avérait peu hygiénique, et les morceaux de papier finissaient souvent perdus ou salis. Christine Amiran explique que la saisie de ces contrôles était très chronophage et que les données n'étaient malheureusement pas toujours exhaustives. De plus, l'absence de données numérisées empêchait la direction d'avoir une visibilité sur les opérations à distance, rendant la collaboration et la supervision complexes.

Le déploiement sur-mesure d'une solution digitale

"J'ai comparé avec une autre solution mais Eezytrace nous convenait mieux de par le fait de pouvoir personnaliser au maximum l'outil... La solution offre une grande souplesse de paramétrage, permettant d’intégrer des éléments entièrement adaptés aux spécificités de l’établissement."

Pour relever ces défis, la direction a opté pour la solution Eezytrace. Ce choix a été motivé par la capacité exceptionnelle de la plateforme à se personnaliser pour épouser fidèlement le Plan de Maîtrise Sanitaire existant. Au lieu d'imposer un fonctionnement standardisé, l'outil a été configuré pour intégrer les recettes, les produits et les habitudes de contrôle spécifiques de la MGEN.

Le déploiement s'est accompagné d'un équipement adapté, incluant des tablettes tactiles pour la mobilité en cuisine et des imprimantes connectées pour générer des étiquettes secondaires parfaitement propres. Pour accompagner le changement, une approche pédagogique a été privilégiée avec une période de double traçabilité mêlant papier et tablette. Cette méthode a rassuré les utilisateurs. Face à l'ergonomie particulièrement intuitive de l'application, l'ensemble des collaborateurs a rapidement abandonné les classeurs.

Une transformation radicale des processus sanitaires

Avec l'adoption de ce nouvel outil, la MGEN a centralisé l'ensemble de ses données sanitaires, transformant profondément le quotidien de ses équipes tout en rehaussant son niveau d'exigence.

Des contrôles fiabilisés pour une sérénité totale 

Toutes les informations de traçabilité sont vérifiées instantanément. L'application agit comme un assistant intelligent en alertant immédiatement les agents lors de la saisie d'une température hors norme, ce qui force une action correctrice immédiate. La gestion laborieuse des emballages a été révolutionnée par l'intégration des photos. Pour tous les produits, photographier l'étiquette s'est avéré bien plus efficace, permettant du même coup d'assainir les plans de travail autrefois couverts de cartons découpés. Lors des inspections officielles, la capacité à filtrer instantanément l'historique numérique prouve l’engagement et la maîtrise de l'établissement.

Des équipes valorisées et un management facilité 

La suppression des tâches administratives répétitives a libéré un temps précieux. Désormais, le contrôle d'un produit à la réception s'effectue en 30 secondes chrono. Ce gain de fluidité a eu un impact direct sur le bien-être des équipes. Les agents sont aujourd'hui beaucoup plus réactifs, ils n'ont plus peur de signaler des erreurs et corrigent leurs saisies sans aucune appréhension. L'outil, jugé très ludique, a fait l'unanimité auprès de toutes les générations de travailleurs. Christine Amiran confirme que l'expérience est tellement agréable que pour rien au monde son équipe ne ferait marche arrière. Elle invite d'ailleurs fortement ses confrères du secteur hospitalier à sauter le pas. Le management dispose enfin d'un outil de pilotage à distance fiable, garantissant une organisation agile, moderne, et parfaitement alignée avec les exigences de santé publique.

"C'est tellement agréable à utiliser que pour rien au monde on ne reviendrait au papier... J'invite fortement mes collègues à sauter le pas."

‍