Pour protéger sa marque, une grande marque de boulangerie a décidé d’accompagner et piloter ses sites dans leur maîtrise des risques sanitaires et opérationnels. Pour réussir ce challenge, l’enseigne a déployé la solution digitale Eezytrace sur l’ensemble de ses sites.
Secteur d’activité : Boulangerie
Modules Eezytrace utilisés : Sécurité alimentaire / HACCP, Explore
Avec des activités et un nombre de sites qui évoluent régulièrement, les grandes enseignes cherchent à optimiser les ressources nécessaires pour assurer la pérennité de leur marque. Poussé en particulier par les différents scandales et la méfiance des consommateurs, le secteur alimentaire investit davantage dans les solutions de digitalisation des auto-contrôles.
Dès 2018, un de nos clients dans la boulangerie décide de renforcer sa Sécurité Alimentaire sur l’ensemble de son réseau.
“Nous avions besoin de motiver les équipes pour qu’elles respectent les procédures. Leur demander de remplir et scanner des feuilles ne permettait pas de les accompagner efficacement dans leur travail quotidien. Il semblait évident que nous avions besoin d’un outil digital pour aider le terrain, suivre en temps-réel et piloter à distance.”, précise la Responsable Qualité de l'enseigne.
En 2019, après une phase de test en concurrence avec une autre solution, la Responsable Qualité et son équipe optent pour Eezytrace.
“Eezytrace était plus malléable. La solution est personnalisable et s’adapte pour suivre nos attentes. Nous profitons d’ores et déjà de développements réalisés à notre demande. Nous allons même plus loin que l’HACCP avec la possibilité de faire des contrôles spécifiques à notre enseigne.”
La marque équipée profite par exemple d’auto-contrôles de vérification des produits en vitrines en fin de journée.
“Ce contrôle permet aussi à la personne qui le réalise de prendre le point de vue d’un client. De voir ce qu’il voit quand il entre dans la boulangerie. Cette simple action a développé les ventes en fin de journée et évite les gaspillages.”
Dans les premiers jours, la mise en place de l’outil a révélé les risques liés aux contrôles HACCP sur papier.
“Avec le papier, certains sites avaient du mal à suivre parfaitement les procédures et à respecter le minimum réglementaire. Depuis le déploiement d’Eezytrace, les auto-contrôles sont réalisés au fil de la journée et automatiquement enregistrés. L’accompagnement des nouveaux employés est un bon exemple de la facilité d’utilisation. Nous avons maintenant besoin de 30 minutes de formation là où il fallait une demi-journée.”
L’enseigne s’est également libérée de nombreuses contraintes de la traçabilité comme la découpe des étiquettes, l’archivage et le stockage dans les locaux, l’impression et le scan de documents, etc. Tout cela permet à chaque site de gagner 2h par semaine.
la Responsable Qualité s’appuie également sur la solution comme base documentaire.
“On peut mettre à jour à distance tous les éléments d’une boulangerie sans avoir à réimprimer. Au-delà du gain sur le papier et l’encre, on peut parler des heures gagnées. Si on cumule le travail en moins sur tous les documents de procédures, de fiches recettes et de promotion, on gagne plus de 2h par semaine. Et on est sûr qu’il utilisent bien la dernière version.”
L’ancienne problématique des feuilles de suivi remplies une fois par mois a été résolue avec les notions de fréquences et d’enregistrements obligatoires sur la tablette.
“L’outil a bien été compris et intégré par les équipes qui s’impliquent de plus en plus sur le sujet. Nous ne sommes plus à demander à ce que les auto-contrôles soient réalisés. L’accès à la donnée à distance rend possible un suivi en temps-réel de ce qui est fait sur le site. Nous sommes vraiment dans l’analyse et le suivi de ce qui va être fait chaque jour.”
L’enjeu pour l’équipe en charge de la Sécurité Alimentaire, était d’assurer la bonne réalisation des procédures sur l’ensemble des 130 sites. En choisissant Eezytrace et le module Explore, elle a maintenant accès à une analyse avancée de son réseau, en temps réel et à distance.
“La solution détecte des risques qui sont invisibles avec de simples visites sur sites. On peut réagir rapidement là où à l’époque on se serait rendu compte d’un décrochage au bout de 3 mois, après un audit. Contrôler un site prend maintenant 5 minutes alors qu’avant il fallait 2h pour réaliser un contrôle complet des documents.”
L’enseigne s’appuie sur les filtres et le traitement des données d’Eezytrace pour mettre en lumière les informations dont elle a besoin.
“Chaque semaine j’affiche les 10 sites les plus à risque. Je peux alors mettre en place les actions nécessaires comme des formations, des interventions de nos accompagnants, etc. Les outils de pilotage me permettent d’avoir la donnée très simplement. J’effectue des bilans hebdomadaires pour les chefs de secteur et la Direction. Cela nous permet d’axer les audits et les visites de nos moniteurs et chefs de secteur sur les sites prioritaires. Et de voir où l’on se situe et notre progression. ”
En ayant un accès simplifié à la donnée et à la situation réelle d’un site, l’entreprise s’assure de répondre à ses procédures internes et aux attentes réglementaires comme les contrôles de nettoyage, les contrôles de température, la traçabilité, etc.
“Nous connaissons la situation sanitaire de chaque boulangerie et ne sommes jamais surpris par le résultat d’un contrôle réglementaire. L’utilisation d’Eezytrace est bien vue par les services officiels. Les procédures sont plus poussées et mieux réalisées.”
Après plusieurs années d’utilisation la Responsable Qualité constate un retour sur investissement difficile à chiffrer mais bien réel.
“La solution coûte forcément plus cher que des cahiers. Mais l’enjeu est de protéger et pérenniser sa marque. Une fermeture de site et les dommages sur sa marque peuvent coûter bien plus cher. C'est une solution qui est simple à mettre en œuvre pour s'éviter énormément de problèmes.”
Pour aller plus loin dans la maîtrise des risques, téléchargez notre guide étape par étape de 36 pages.
